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| Planification: l'avenir de la SMC |
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- Memorandum
- Énoncé d'intention
- Groupes de travail créés
- Groupe de travail n° 1 : Comité spécial du budget et de la politique - rapport
- Comité spécial des Services électroniques et de Camel - rapport - réponse du Comité des services électroniques
- Groupe de travail n° 2 : Comité spécial de la représentation au Conseil - rapport
- Groupe de travail n° 3 : Fonds de dotation de la SMC - rapport
- Proposition
- Groupe de travail n° 4 : Publications - rapport
- Comité spécial des options de publications de la SMC - rapport
- Groupe de travail n° 5 : Finances et collecte de fonds - rapport
- Groupe de travail n° 6 : Soutien à la communauté mathématique - rapport
- Groupe de travail n° 7 : Communications (Dissous)
- Groupe de travail n° 8 : Stratégies administratives - rapport
- Groupe de travail n° 9 : Comité exécutif: Administration et direction - rapport
- Groupe de travail n° 4 : Publications - rapport
Memorandum
EXPÉDITRICE : Katherine Heinrich, présidente
DATE : le 30 mars 1998
OBJET : Planifions l'avenir de la SMC
Comme en font foi nos états de service, la Société est une association professionnelle qui connaît beaucoup de succès depuis les 50 dernières années. Au cours des quelques dernières années, en particulier, nous avons profité d'une croissance considérable : de nouvelles initiatives ont vu le jour, et la Société est devenue de plus en plus complexe à tous les niveaux. Naturellement, cette expansion a occasionné des frais supplémentaires (impôts, besoins accrus en bénévoles et en travail rémunéré). Il est maintenant temps de prendre un recul, d'examiner ce que nous faisons et de planifier les années à venir. Il est temps de planifier l'avenir de la Société en adoptant une attitude proactive.
En collaboration avec les membres du Comité exécutif, les présidents de comité et d'autres personnes qui nous ont fait part de leurs commentaires, je travaille depuis plusieurs mois à l'élaboration d'un processus qui permettra à la SMC de passer l'ensemble de ses opérations et de ses activités en revue. Ainsi, nous vous présentons le document qui suit afin de susciter la discussion et d'obtenir vos commentaires. Nous modifierons le document en fonction des réponses obtenues et demanderons au Conseil d'approuver le document final à la Réunion de juin 1998, qui sera tenue à Saint-Jean, au Nouveau-Brunswick.
Puisque le document n'est encore qu'une ébauche, il est, pour l'instant, offert en anglais seulement. Toutefois, la proposition finale, telle qu'approuvée par le Conseil, sera offerte en versions française et anglaise. J'espère que cette situation ne causera aucun inconvénient.
Le document se divise en trois parties. La première se veut une nouvelle version de notre énoncé de mission actuel. Elle comprend l'objectif de la société et un «énoncé d'intention», contenant quatre points importants qui définissent la Société et ses activités. La deuxième est une description de trois groupes de travail qui, même si leur création n'était pas liée à ce processus de planification, seront fort utiles à la Société dans son ensemble. Quant à la troisième, il s'agit d'une proposition portant sur la création de cinq autres groupes de travail. Les rapports de chaque groupe seront présentés au Comité exécutif qui, à partir de ces documents, aura la délicate tâche de rédiger le plan d'action de la Société. Nous ferons ensuite approuver ce plan par le Conseil en décembre 2000.
La composition des groupes de travail se fera de manière à assurer une vaste représentation de nos membres . En outre, chaque groupe comptera des personnes connaissant à fond le sujet dont sera chargé le groupe de travail. Pendant les travaux des différents groupes, les activités des comités et de la Société poursuivront leur cours normal.
Nous devrons probablement attribuer des ressources à chacun des groupes de travail. Ces fonds permettront aux membres de se réunir au moins deux fois pendant leur mandat et d'organiser des conférences téléphoniques. Pour réduire leurs dépenses le plus possible, les groupes de travail seront appelés à tenir leurs réunions à l'occasion des Réunions de la SMC ou des réunions du Comité exécutif, qui se tiennent à Toronto en avril et en octobre.
Les membres de la SMC seront consultés à toutes les étapes du processus. Nous avons particulièrement besoin de votre opinion en ce moment même et vous encourageons fortement à nous en faire part.
Veuillez faire parvenir vos commentaires à l'un des membres du Comité exécutif d'ici le 8 mai 1998. Par ailleurs, si vous êtes intéressé à faire partie de l'un des groupes de travail, faites-nous le savoir.
Comité exécutif : Lynn Batten (Manitoba), Eddy Campbell (Queens), Katherine Heinrich (SFU), Jacques Hurtubise (Montréal), Richard Kane (Western), Arthur Sherk (Toronto), Richard Wood (Dalhousie), Graham Wright (Ottawa - Bureau administratif de la SMC)
La Société mathématique du Canada s'est donnée pour objectif de promouvoir et de favoriser la découverte et l'apprentissage des mathématiques, et les applications qui en découlent.
1. Regrouper et appuyer les mathématiciens canadiens en favorisant la communication et l'adhésion à grande échelle, en commanditant diverses activités et en établissant des partenariats avec des associations professionnelles semblables à la nôtre.
2. Encourager la recherche mathématique en diffusant les résultats de recherches en cours aux spécialistes et aux non-spécialistes, en faisant reconnaître publiquement les travaux de chercheurs et en collaborant avec les instituts de recherche, les organismes subventionnaires et les utilisateurs de mathématiques.
3. Favoriser l'apprentissage des mathématiques en réalisant des projets avec des professeurs de mathématiques de tous les niveaux, en faisant connaître les progrès dans l'enseignement et en établissant des partenariats avec les ministères de l'éducation provinciaux et les organismes voués à l'apprentissage des mathématiques.
4. Défendre les mathématiques en créant des initiatives visant à expliquer, à promouvoir et à mieux faire connaître la discipline, en organisant des activités parascolaires et en encourageant les partenariats avec les sociétés privées, les gouvernements et les organismes à but non lucratif.
GROUPE DE TRAVAIL n° 1: Comité spécial du budget et de la politique
Membres :
Arthur Sherk, trésorier de la SMC et président du comité (Toronto)
Mandat :
Échéancier :
Création du comité : 1er septembre 1997
Richard Kane, président du Comité des finances (Western)
Joan Geramita, membre du Conseil (Queens)
Michael Lamoureux, membre du Conseil (Calgary)
Graham Wright, directeur administratif de la SMC - personne-ressource
Rapport au Comité exécutif : 1er mars 1998
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GROUPE DE TRAVAIL n° 2 : Comité spécial de la représentation au Conseil
Membres :
Jon Thompson (Nouveau-Brunswick), président
Paul Gauthier (Montréal)
Dan Britten (Windsor)
Peter Borwein (SFU)
Graham Wright, directeur administratif de la SMC - personne-ressource
Mandat :
Examiner :
Contexte :
Échéancier :
- Création du comité : septembre 1997
- Rapport au Comité exécutif : juin 1998
GROUPE DE TRAVAIL n° 3 : Fonds de dotation de la SMC
Le fonds de dotation de la SMC s'élève à environ 1,35 million de dollars. Nous nous
sommes engagés à commencer à utiliser les revenus d'intérêts du fonds une fois que le
capital aurait atteint 1,5 million. Il est maintenant nécessaire d'établir des directives quant à
l'emploi de cet argent et d'élaborer une stratégie qui nous assurera un revenu constant. Le
Comité spécial du fonds de dotation de la SMC se chargera de la première de ces tâches,
et le Comité des finances, de la seconde.
Comité spécial du fonds de dotation de la SMC
Membres :
Eddy Campbell, président, v.-p. pour l'Ontario (Queens)
Jennifer Hyndman, membre du Conseil (UNBC)
Tom Salisbury, président sortant, Publications (York)
Bob Rosebrugh, président, Services électroniques (Mt. Allison)
Gordon Mason, président, Finances (UNB)
Georg Schmidt, membre du Conseil (McGill)
Graham Wright, directeur administratif de la SMC - personne-ressource
Mandat :
Après avoir consulté l'ensemble des membres de la SMC, recommander au Comité exécutif
une politique administrative concernant l'utilisation des profits tirés du fonds de dotation. Le
Comité examinera, entre autres :
Avant de faire sa recommandation, le Comité devra se poser les questions suivantes :
Quelle démarche faudra-t-il suivre pour demander des fonds et comment l'argent sera-t-il
distribué? Des prix pourront-ils s'échelonner sur plusieurs années (par ex. : x $ par an
pendant trois ans)? Qui pourra faire une demande? Comment fera-t-on une demande?
Comment procédera-t-on? Quel format prendront les demandes? Quel sera l'échéancier?
Quelles restrictions pourraient s'appliquer aux montants demandés? Quel rôle jouera le
favoritisme? (Favorisera-t-on les demandes de candidats ayant déjà reçu des fonds d'une
autre source?) Quels seront les critères de sélection des projets? Quels types de projets
seront financés? Comment cette décision s'inscrira-t-elle dans le cadre du plan stratégique
de la SMC? Les fonds pourront-ils servir aux dépenses de fonctionnement?
Échéancier :
Décembre 97 - le Comité exécutif crée le comité et approuve son mandat.
Février 98 - choix des membres du comité.
Avril 98 - rencontre du comité à Toronto.
Juin 98 - le comité consulte le Conseil, le groupe consultatif et l'assemblée générale.
Octobre 98 - le comité présente sa proposition au Comité exécutif.
Décembre 98 - le Comité exécutif présente la proposition au Conseil.
Rôle du Comité des finances
En octobre 1998, le Comité des finances devra présenter des recommandations au Comité
exécutif sur les questions suivantes. Le président du Comité spécial prendra part aux
discussions à ce sujet, aux réunions du Comité des finances.
Échéancier :
Juin 98 - le comité discute de l'ébauche de proposition avec le Comité exécutif.
Octobre 98 - le comité présente la proposition finale au Comité exécutif.
Décembre 98 - le Comité exécutif présente la proposition au Conseil.
La création des cinq groupes de travail suivants sera proposée à la réunion du Conseil de
juin 1998. On a fixé les dates de création et de présentation de rapports et défini la
structure hiérarchique de ces groupes de manière à permettre à ces derniers de
communiquer efficacement entre eux.
Les membres de chaque groupe de travail seront choisis en fonction de leur connaissance
collective de la SMC et du domaine, et de leur volonté de remettre en question nos façons
de penser actuelles. Les membres seront nommés par le Comité exécutif.
Les groupes de travail consulteront la communauté dans son ensemble, en particulier les
personnes possédant des connaissances dans les dossiers à l'étude et celles que les
recommandations pourraient toucher. On encouragera les présidents des groupes de travail
à discuter entre eux.
Tous les groupes de travail présenteront un rapport au Comité exécutif. Tout rapport
déposé sera publié sur Camel. Les commentaires de la communauté mathématique seront
alors transmis au Comité exécutif.
Lorsqu'il aura reçu les rapports de tous les groupes de travail, le Comité exécutif élaborera une structure et une stratégie globales pour la SMC, à partir des recommandations reçues. Cette structure et cette stratégie devront nous permettre de planifier clairement, de créer de nouvelles initiatives, de rationaliser nos activités et d'élaborer une politique financière complète.
GROUPE DE TRAVAIL n° 4 : Publications
Membres
Président
3 membres
Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource
Mandat
Consultation
Le comité consultera les rédacteurs en chef des publications, le centre de rédaction TEX,
certains membres (anciens et actuels) des comités des services électroniques et des
publications, ainsi que les comités de rédaction et les instituts.
Échéancier
Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999
GROUPE DE TRAVAIL n° 5 : Finances et collecte de fonds
Membres
Président
3 membres
Trésorier de la SMC comme personne-ressource
Mandat
Consultation
Le groupe de travail consultera certains membres (anciens et actuels) du Comité des
finances et du Comité de la collecte de fonds, le directeur administratif de la SMC, le
directeur de Camel et les rédacteurs en chef des publications. Les travaux du groupe de
travail n° 1 (comité spécial du budget et de la politique) influenceront grandement les
activités du présent groupe de travail, tout comme le rapport du groupe de travail n° 3
(fonds de dotation).
Échéancier
Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999
GROUPE DE TRAVAIL n° 6 : Soutien à la communauté mathématique
Membres
Président
3 autres personnes
Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource
Mandat
Consultation
Le groupe de travail consultera certains membres (anciens et actuels) des comités de la
recherche, des olympiades, des femmes en mathématiques et d'éducation, le directeur de
Camel et les rédacteurs en chef des publications. Les travaux du groupe de travail n° 3
(fonds de dotation) influenceront grandement les activités du présent groupe de travail, tout
comme le rapport du groupe de travail n° 2 (Représentation au Conseil).
Échéancier
Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999
GROUPE DE TRAVAIL n° 7 : Communications
Membres
Président
3 autres personnes
Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource
Mandat
Consultation
Le groupe de travail consultera certains présidents de comités de la SMC (anciens et
actuels), le directeur de Camel, les employés de la Société, les rédacteurs des Notes et
l'ensemble des membres.
Échéancier
Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999
GROUPE DE TRAVAIL n° 8 : Stratégies administratives
Membres
Président de la SMC, président
Mandat
Consultation
Le groupe de travail consultera des employés et certains membres de la SMC qui ont
travaillé de près avec le bureau, l'ensemble des membres ainsi que les autres membres de
la communauté mathématique avec lesquels le bureau traite.
Échéancier
Création : avril 1999
Trésorier de la SMC
Directeur administratif de la SMC
2 autres personnes
Coordonnatrice administrative de la SMC comme personne-ressource
Rapport : avril 2000
Membres
Comité exécutif de la SMC
Mandat
Doter la SMC d'une structure et d'une stratégie globales pour les années à venir.
- Comités et Conseil : En collaboration avec les comités et le Conseil, revoir les activités de ces entités du point de vue de leur efficacité, de leur efficience, de leur taille et de leur constitution, de même que la pertinence de leur mandat. Recommander l'élimination, la fusion ou la création de comités, recommander de nouveaux mandats ainsi que des stratégies permettant l'établissement d'objectifs à court terme. Clarifier les rapports entre le Conseil, les comités et les bureaux de la SMC.
- Structure administrative : Revoir la structure administrative des bureaux de la SMC, en portant une attention particulière aux rôles rattachés aux postes de directeur administratif, de rédacteur administratif, d'assistant administratif, de responsable du centre de rédaction TEX, de responsable de Camel, et au rôle des autres bureaux où nous fournissons des bénévoles. En particulier, revoir les responsabilités et le coût du poste de directeur administratif à partir de juin 2002 et faire des recommandations sur l'avenir de ce poste.
- Partenariats : Revoir les partenariats qui existent actuellement entre la SMC et d'autres organismes et définir, pour ces ententes et tout autre partenariat, une stratégie à long terme qui serait profitable à la SMC et l'aiderait à atteindre ses objectifs. On pourrait notamment élaborer un plan qui favoriserait un rapprochement entre les disciplines et les associations de chercheurs qui dépendent de la recherche mathématique. Examiner les ententes en vigueur entre la SMC et les instituts de recherche, les conseils subventionnaires et autres entités semblables, et trouver des façons d'améliorer nos rapports avec eux, s'il y a lieu.
- Membres de la SMC : Proposer des moyens d'accroître le nombre de nos membres (anciens participants aux OIM, étudiants diplômés, professeurs de collèges et sociétés privées), de conserver nos membres et de les appuyer tout au long de leur carrière. Envisager la possibilité de réorganiser les catégories de membres. En particulier, examiner les rapports que nous entretenons avec les départements membres, les avantages du statut de membre, les besoins des départements (le sondage mené auprès des départements est-il toujours pertinent?, etc.) et comment les départements pourraient appuyer davantage la SMC et ses activités.
- Groupes de travail : Étudier les rapports des huit groupes de travail et, au besoin, faire des recommandations précises au Conseil sur des sujets non abordés aux points précédents.
Consultation
Les rapports des huit groupes de travail, les comités de la SMC et l'ensemble des
membres.
Échéancier
Création : juin 1999
Ébauche de rapport présenté au Conseil et aux membres : août 2000
Rapport final au Conseil : décembre 2000.
